Proyecto de Asesoría

Integrantes:
Oswaldo Garzón
Camilo Luna
Alejandro Botero
Joan Harriman Navarro
M4rc14 M0n70y4


Documento de requisitos generales
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Documento de requisitos específicos
Link
PrototiposLink
Documento de diseño del SistemaLink



Cuáles son los detonantes de la situación:
Congestión (En el momento der realizar la asesoría se realiza una fila, cuando un estudiante tiene homologación por materias se demora mucho, alrededor de 20 minutos, supongamos alrededor de 8 personas esperando por su turno
Horarios limitados/Accesibilidad (Para la asesoría atienden hasta las 7 pm pero las personas que trabajan pueden a partir de las 6 pm más o menos)
Disponibilidad de recursos (La asignación de las materias las realiza el coordinador del área, el coordinador en febrero estuvo incapacitado alrededor de 3 días y por esos días fué imposible la asesoría)
La asesoría se debe realizar de forma presencial (Si no vas a la iush no puedes asignar las materias, y este factor es lo que genera los problemas anteriormente descritos)



Análisis del problema:

Situación actual
Los estudiantes deben someterse a una inscripción por medio de la página web de la institución donde se les asigna una fecha y hora para practicar la entrevista. Una vez cumpla con los requisitos y la entrevista, al estudiante se le asigna un código que lo genera la página web. Con éste código debe dirigirse a la institución donde un profesor hace las veces de coordinador para que seleccione las materias que va a cursar. Luego de este proceso, el coordinador (profesor) le suministra la colilla de pago para que el estudiante se matricule y quede como “activo”. En la colilla de pago le figuran los datos de las materias, tales como código de la materia, día y hora y número de créditos. Bajo este procedimiento el estudiante está listo para iniciar sus clases presenciales en la institución.

¿Qué problemáticas existen durante este proceso?
Entre las problemáticas que surgen durante el proceso de matrícula y asesoría, también existen otra serie de problemáticas después de finalizado el proceso de matrícula y asesoría. Éstas se encuentran enumeradas cronológicamente de la siguiente manera:

1. Para acceder a la selección de materias, debe haber un coordinador que lo guíe en el proceso, habiendo pocos recursos (personal) para atender la gran cantidad de estudiantes a matricularse.
2. Después del proceso de asesoría con el coordinador-profesor, y después del pago de la matrícula aún queda faltando información sobre el aula y el profesor encargado de la materia, cosa que entorpece el inicio de clases ya que cada estudiante debe buscar en carteleras extensas donde es su clase, cosa que también retrasa la asistencia y pone el estudiante en duda.
3. Resulta que las aulas que se asignaron en un principio, aparentemente no fueron coordinadas o fueron cambiadas después del proceso de matricula ya que muchos estudiantes al asistir a las aulas que les asignaron, no les corresponde a la materia que van a cursar. Este es uno de los problemas más graves ya que somete al estudiante a buscar donde le toca su clase, cuando ya le habían informado donde le tocaba.
4. Existen grupos numerosos en los cuales el espacio físico no es el adecuado, hablando también de la temperatura ambiente que se genera en las aulas. La problemática radica en controlar el número de estudiantes por clase o por aula, de ésta manera estamos coordinando y evitando molestias para los mismos.


¿Qué solución se puede proporcionar para esta problemática?


Bueno, como estudiantes de ingeniería de sistemas, vemos como opción implementar un sistema de información que se encargue de almacenar la información, tomar decisiones, coordinar y programar los cursos. Éste S.I. puede estar incorporado en la página web de la institución ya que de esta manera permite a los estudiantes realizar todo el proceso desde su casa. Dicho sistema ofrecería los siguientes beneficios:

Un módulo que se encargue de recolectar toda la información del estudiante (datos personales, carrera a estudiar, horario mañana o tarde, nivel o semestre).

El proceso de inscripción aunque ya se encuentra automatizado lógicamente, incorporarlo con los demás procesos a realizar.
Coordinar y seleccionar los estudiantes en cada materia, con un profesor disponible con antelación para dictar la clase. Cada materia esta demarcada con un código.
Seleccionar el aula de cada materia de acuerdo al número de estudiantes matriculados (límite por espacio físico). También se debe establecer un límite de estudiantes para matricularse en las materias.
Permitir al estudiante seleccionar las materias en la página web, luego de superar el proceso de inscripción y requisitos (asesoría por medio de página web).
Impresión de la liquidación con el respectivo código de barras para el pago de la matrícula.
Proporcionar al estudiante la información completa de días, horas, materia, código materia, aula y profesor encargado luego de completar el proceso de matrícula.